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Digital Asset Management at IT's best

Digital Asset Management

Ein Digital Asset Management ist eine Software, die Bilder, Filme oder Dokumente digital speichert und angemeldeten Nutzern die Möglichkeit bietet, diese Dateien online zu verwalten, zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Dabei entscheiden sich heutzutage so gut wie alle Unternehmen für eine cloudbasierte Lösung, d.h. die Dateien werden nicht mehr on-premise zentral auf eigenen Servern gespeichert, sondern in der Cloud gehostet. Software-as-a-Service Anbieter übernehmen dabei die Maintenance und sorgen für eine jederzeit aktuelle Lösung. Cloud-Lösungen sparen damit unternehmensinterne IT-Ressourcen und Budgets.
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Digital Asset Management
Digital Asset Management

Welche Vorteile bietet ein Digital Asset Management?

Der Vorteil eines Digital Asset Managements liegt eindeutig in der Übersichtlichkeit, Handhabung und Steuerung der Medien eines Unternehmens. Medien auf einzelne Ordner dezentral abzulegen führt innerhalb von Unternehmensstrukturen zu großen Streuverlusten im Management des eigenen Contents. Cloudbasierte Digital Asset Management Lösungen ermöglichen einen vereinfachten, örtlich unabhängigen Zugriff auf den eigenen Media-Content.
Zu den DAM Vorteilen…

Die Vorteile eines Digital Asset Managements noch einfacher erklärt

Wenn man mit Zahlen arbeitet, dann arbeitet man mit Excel. Wenn man mit Filmen, Bildern, Audiodateien und Dokumenten arbeitet, dann mit einem Digital Asset Management.

Digital Asset Management

Welche Herausforderungen stellen Digital Asset Management Systeme?

Cloudbasierte Digital Asset Management Systeme können unterschiedlich tief in die bestehende Infrastruktur implementiert werden. Prinzipiell sind es Ready to Go – Lösungen. Man legt Nutzer an, verteilt Rollen und Rechte, lädt die Inhalte hoch und veröffentlicht diese z.B. in Mediatheken, Kollektionen oder bindet sie direkt in Webseiten und Intranets ein.

Tiefgehende Authentifizierungs- und Sicherheitsoptionen sowie interne Verknüpfungen mit weiteren Programmen und Schnittstellen folgen dann bei Bedarf sukzessive. Sie stellen je nach Qualität der API des Digital Asset Managements Anbieters eine kleinere oder größere Herausforderung in diesem weiteren Schritt für die IT dar.

Die Herausforderungen eines Digital Asset Managements noch einfacher erklärt

Ein Digital Asset Management sollte die Mitarbeiter bereits am ersten Tag mit seiner einfachen aber genialen Bedienung überzeugen. Gleichzeitig bietet es Ihrem Unternehmen langfristige Optionen entsprechend fortgeschrittener, technologischer Möglichkeiten. Das ist ein Spagat, der viele Digital Asset Management-Anbieter vor große Herausforderungen stellt.

Digital Asset Management

Mit welchen Kosten muss ich für ein Digital Asset Management rechnen?

Die Kosten für ein Digital Asset Management hängen in der Regel von der Anzahl der User, dem Funktionsumfang, dem Datenvolumen für Speicher und Traffic und der Anzahl der Assets ab. Hierbei verfolgen Anbieter auf dem Markt unterschiedliche Strategien. Ein gutes Digital Asset Management sollte sich auf der Kostenebene den Anforderungen stetig anpassen können und somit einen kostengünstigen und dennoch produktiven Einstieg ermöglichen. Wichtig: Ein gutes Digital Asset Management stagniert nie und folgt stetig technologischen Neuentwicklungen. Die Aktualisierungskosten trägt bei cloudbasierten Digital Asset Management Lösungen der Anbieter. Das ist der große Vorteil einer SaaS (Software-as-a-Service) Lösung.

Dennoch wird man in der Zukunft höchstwahrscheinlich Anpassungswünsche und Bedarf an weiteren Features haben, die heute noch nicht absehbar und nicht Bestandteil des bereitgestellten Funktionsumfangs sind. Ein im Vorfeld definiertes Budget gibt dann Planungssicherheit und sorgt beim Einkauf für keine bösen Überraschungen.

Einfach erklärt: Mit welchen Kosten muss ich für ein Digital Asset Management rechnen?

Startet man in einem agilen Prozess mit einer kleinen Lizenz zu überschaubaren Kosten, bekommt man sehr schnell ein Gefühl für das Produkt, den Digital Asset Management Anbieter, die Features, die man wirklich benötigt und mögliche Folgekosten.

Digital Asset Management

Wodurch zeichnet sich ein Enterprise Digital Asset Management aus?

Enterprise-Versionen von Digital Asset Management-Systemen bieten in der Regel bereits von Beginn an einen kompletten Funktionsumfang und Lösungen für den individuellen Einsatz, z.B. als vollständige Portal-Lösung. Zudem berücksichtigt die Menge an freigeschalteten Usern und Medienkontingenten von vorne herein eine höhere Anzahl von Administratoren, Nutzern und Nutzergruppen. Ein weiterer Fokus liegt in der Anbindung des Digital Asset Managements in die eigene Systemlandschaft, inklusive der Unterstützung verschiedenster Authentifizierungslösungen wie z.B. Azure AD, SAML, ADFS oder Zugriff über festgelegte IP-Ranges und den direkten Einsatz als Intranet-Lösung.

Einfach erklärt: Wodurch zeichnet sich ein Enterprise Digital Asset Management aus

In der Regel sollte ein gut ausgestattetes Digital Asset Management im mittleren Preissegment all Ihre Wünsche bereits erfüllen können. Im Enterprise-Bereich geht es vor allem um komplexere Integrationsoptionen, Intra- und Extranet Anwendungen und größere multiliguale Benutzerkreise.

Digital Asset Management

Wie wähle ich die richtige Digital Asset Management Lösung?

Auf den ersten Blick unterscheiden sich heutzutage die Digital Asset Management-Lösungen am Markt kaum. Doch genauer betrachtet sind die Unterschiede durchaus umfangreich und relevant. In allen Teildisziplinen können die Leistungsumfänge stark voneinander abweichen. So kann beispielsweise das Setzen von Schlagworten oder Tags sehr einfach gehalten sein oder aber im Hintergrund komplexen Strukturen folgen. Diese sind für den User kaum ersichtlich, ermöglichen aber beispielsweise einen multilingualen Umgang mit Schlagworten, ein Tag-Management, eine Tag-Stapelverarbeitung und weitere Automatisationen, die bei einem sehr gutem Digital Asset Management nicht fehlen sollten. Das Gleiche gilt für den Einsatz künstlicher Intelligenz und vielen weiteren Funktionen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist ihr Anwendungsbereich. Liegt Ihr Fokus auf der Bereitstellung Ihrer Medien oder mehr auf der internen Bearbeitung? Möchten Sie Kampagnen erstellen oder mit Mediatheken arbeiten? Der Anwendungsbereich der einzelnen Anbieter kann hierbei durchaus stark variieren.
Zum DAM Vergleich…

Einfach erklärt: Wie wähle ich die richtige Digital Asset Management Lösung?

Testen, testen, testen! Nur so bekommt man ein Gefühl für die Usability eines Digital Asset Management Systems, deren Funktionsumfang und das Mindset des Anbieters.

Digital Asset Management

Hilft mir ein Digital Asset Management System dabei, Abmahnungen zu vermeiden?

Moderne Digital Asset Management-Systeme verfügen heutzutage über ein ausgefeiltes Lizenz– und Rechtemanagement. Besonders im Umgang mit Bildern und Videos ist dies ein unerlässlicher Service. Oft wird mit Stockfootage gearbeitet, dessen Lizenzen zeitlich und räumlich begrenzt sind. Ein gutes Digital Asset Management hat diese Parameter immer im Blick und benachrichtigt im Falle von auslaufenden Rechten die relevanten User. Auch die Verarbeitung von persönlichen Rechteabtretungen ist Teil dieses Ampelsystems. Gute Digital Asset Management-Systeme berücksichtigen diesen Bereich bereits beim Upload der Medien in das System und bieten für diesen Prozess unterschiedlichste Workflows an.

Einfach erklärt: Hilft mir ein Digital Asset Management System dabei, Abmahnungen zu vermeiden?

Ja.

Digital Asset Management

Welche Fehler kann ich bei der Wahl eines Digital Asset Managements machen?

Wie schon erwähnt, ist nicht immer alles Gold, was glänzt. Daher sollte man in jedem Fall alle Optionen auf Herz und Nieren prüfen. Als international arbeitendes Unternehmen muss man unbedingt auf die Multilingualität des Digital Asset Management achten. Das heißt nicht, dass das System auch Englisch kann, sondern vielmehr, dass alle Prozesse und Ausspielungen auch mehrsprachig orchestriert werden können ohne dabei jedes Medium doppelt anlegen zu müssen.

Achtet man auf Paginierung der Suchergebnisse, d.h. werden in der Gesamtansicht immer nur einzelne Suchseiten mit 20 oder 50 Ergebnissen angezeigt oder handelt es sich um ein modernes Digital Asset Management-System mit performantem Endlosscrolling aller Ergebnisse? Man kann erstaunt sein, wieviel Zeit man hier bei einer falschen Auswahl verlieren kann. Vertraut man einem Digital Asset Management-Anbieter, der unlimitierte Kontingente verspricht, so birgt das eigene Risiken: Das Orchestrieren von Daten und Servern ist ein wichtiger Bestandteil im Hintergrund einer Digital Asset Management-Software. Ein Anbieter, der gewisse Kontingente nicht budgetiert, hat seine Zukunft nicht im Blick.

Zu beachten ist auch, dass sich der Bedarf im Umgang und Umfang eines Digital Asset Managements verändert. Es benötigt Zeit, Bedarfe zu kristallisieren und anfängliche „Nice to Have Optionen“ zugunsten von neuen Erkenntnissen und noch wichtigeren Optionen möglicherweise zu überdenken. Am Ende muss die Lösung und der Anbieter für den Kunden und seine Fachabteilung passen und den agilen Wandel jederzeit unterstützen.

Einfach erklärt: Welche Fehler kann ich bei der Wahl eines Digital Asset Managements machen?

Man kauft in fast allen Fällen die Katze im Sack. Der größte Fehler jedoch wäre, AdmiralCloud nicht in ihre Digital Asset Management Testphase der unterschiedlichen Lösungen am Markt mit einzubeziehen.

Digital Asset Management

Wann ist die Nutzung einer Digital Asset Management Lösung sinnvoll?

Wenn man im Unternehmen mit Bildern, Videos und Audio-Dateien arbeitet, steigt der Bedarf schnell. Hunderte Medien kann man natürlich auf einer Ordnerstruktur im Unternehmen gut ablegen. Wenn man jedoch einen größeren Personenkreis mit Medien arbeiten lässt, die vielleicht auf Webseiten oder in internen Kommunikationskanälen veröffentlichen möchte, dann hilft ihnen ein gut strukturiertes Digital Asset Management bereits von Beginn an. Mit den Medien kann man auch ortsunabhängig arbeiten und sie in einem einzigen System bearbeiten, verwalten und versenden.
Mehr zu den 10 Gründen für ein DAM…

Einfach erklärt: Wann ist die Nutzung einer Digital Asset Management Lösung sinnvoll?

Nehmen wir ein Smartphone und eine Telefonzelle. Sie könne in beiden Fällen telefonieren. Eine Digital Asset Management-System kann bereits bei kleinen Lösungen einen maßgeblichen Vorteil bieten und Kosten und Arbeitszeit sparen. Zusätzlich bietet es Tools um z.B. Benutzer- und Rechtemanagement zu betreiben, die Auspielung als Kollektionen zu ermöglichen und gleichzeitig das erforderliche Lizenzrechte-Management zu erledigen.

Digital Asset Management

Welche Hardware-Anforderungen stellen Digital Asset Management Systeme?

Wenn man sich für eine cloudbasierte Software-as-a-Service Lösung entscheidet, keine.
Diese Systeme arbeiten browserbasiert und können überall aufgerufen werden, auch für den Einsatz als unternehmensinterne Lösung.

Einfach erklärt: Welche Hardware-Anforderungen stellen Digital Asset Management Systeme?

Keine.

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In welchen Branchen werden Digital Asset Management Lösungen eingesetzt?

Da heutzutage fast alle Branchen mit digitalen Medien arbeiten, ist auch der Einsatz von Digital Asset Management-Systemen für alle Branchen interessant – egal, ob eine einzelne Abteilung, kleines und mittleres Unternehmen oder multinationaler Konzern. Das Spektrum reicht von Museen über das produzierende Gewerbe bis hin zu Versicherungen, Agenturen, NGOs, Vereinen und staatlichen Einrichtungen. Dabei spielt die Größenordnung des Unternehmens kaum eine Rolle.
Mehr zum wem nutzt ein DAM…

Einfach erklärt: In welchen Branchen werden Digital Asset Management Lösungen eingesetzt?

In allen Branchen, die über ein eigenes Medienportfolio verfügen.

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Warum ist AdmiralCloud eines der besten Digital Asset Management Lösungen am Markt?

AdmiralCloud ist mehr als nur ein Digital Asset Management-System. AdmiralCloud ist eine Plattform mit einer hochmodernen und hochperformanten Systemarchitektur, die stets einen generischen und somit skalierbaren Ansatz verfolgt. Dieser Ansatz ermöglicht zu jedem Zeitpunkt eine Weiterentwicklung auf Höhe der Zeit ohne dabei das eigene systemische Fundament zu unterhöhlen. Dieser Vorteil versetzt jeden AdmiralCloud-Nutzer auch in Zeiten sich stets verbessernder Logiken, wachsender Formatvielfalt und immer neuen digitalen Werkzeugen in die bestmögliche und modernste Ausgangslage im Umgang mit Medien. Das Spektrum reicht hierbei von der Ausspielung in visuell ansprechende Mediatheken und Kollektionen und einem immer umfassenderen Einsatz künstlicher Intelligenz über immer relevantere Sicherheitsstrukturen bis hin zu Workflow-Prozessen, die heute nicht mehr wegzudenken sind. Das Spektrum der einzelnen maßgeschneiderten Digital Asset Management-Lizenzpakete reicht dabei von kostenfrei bis hin zur Enterprise-Lösung.

Einfach erklärt: Warum ist AdmiralCloud eine der besten Digital Asset Management Lösungen am Markt

Weil die erste Codezeile unserer Herzen folgendes besagt: Erschafft das beste Next-Generation Digital Asset Management der Welt.

Fazit

Ein Digital Asset Management ist eine vielseitige Lösung für den Umgang mit digitalen Medien. Digital Asset Management-Lösungen dieser Art werden branchenübergreifend eingesetzt, um schnell, effektiv und produktiv mit Bildern, Videos, Audio-Dateien und Dokumenten im eigenen Unternehmen zu arbeiten.

Die Integration eines Digital Asset Managements in die eigenen Systemlandschaft ist aufgrund der browserbasierten Oberflächen einfach und ortsunabhängig. Gleichzeitig kann es aber auch komplexe Unternehmensstrukturen sinnvoll vernetzen. Im Zuge der Digitalisierung ist ein Digital Asset Management also ein unverzichtbares Archiv-, Bearbeitungs- und Workflow-Tool.

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