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1. Digital Asset Management (DAM)

Ein Digital Asset Management ist eine Software, mit der digitale Assets wie Bilder, Filme, Audio-Dateien oder Dokumente gespeichert und verwaltet werden können. Ein DAM-System ermöglicht unter anderem das Organisieren, Finden, Bearbeiten und Veröffentlichen verschiedener Mediendateien von einer zentralen Plattform aus. Im Ergebnis entstehen individuelle und konsistente Markenerlebnisse mit effizienten Workflows, klaren Rollen und Rechten sowie einer übersichtlichen Ablage Ihrer digitalen Medien.

Mockup des Digital Asset Managements von AdmiralCloud
Animation der Entstehung eines digitalen Assets

2. Was sind Digital Assets?

Der englische Begriff Asset bedeutet so viel wie Vermögen oder Vermögenswert. Verfügen Mediendateien über Informationen, die für ein Unternehmen einen bestimmten Wert haben, so werden diese zu digitalen Assets. Digitale Assets sind beispielsweise:

  • Bilder
  • Videos
  • Audio-Dateien
  • Dokumente
  • usw.

Ein DAM-System ermöglicht die Zuordnung und Verwaltung solch wertvoller Informationen zu unternehmensinternen Mediendateien. In Form sogenannter Metadaten können beispielsweise Nutzungsrechte, Lizenzen und viele weitere Eigenschaften für Dateien wie Bilder und Videos bestimmt werden. Dieser Prozess wird von einem DAM-System zusätzlich durch Farb-, Text- und Spracherkennung sowie automatischer Verschlagwortung unterstützt.

3. Was gibt es für DAM-Systeme?

 Generell kann zwischen cloudbasierten und On-Premise DAM-Lösungen unterschieden werden. Bei einem On-Premise-DAM wird eine Lizenz erworben, die auf den unternehmenseigenen Server installiert wird. Das Betreiben des Servers, die Datensicherung, die Erstellung von Backups und die Aktualisierung der Software liegen bei dem Nutzer und somit bei dem Unternehmen. Bei einem cloudbasierten DAM-System hingegen übernimmt der Cloudanbieter diese Aufgaben.

Animation Unterschied von cloudbasierten und On-Premise DAM-Lösungen

4. Vorteile einer Digital Asset
Management Software

Die Vorteile eines DAM-Systems können bei richtigem Einsatz vielfältig sein. So vereinfacht ein DAM bereits ab dem ersten Tag Arbeitsabläufe und reduziert den organisatorischen Aufwand. Die automatische Verschlagwortung der digitalen Assets optimiert deren Verwaltung und Auffindbarkeit. Das Rechte- und Lizenzmanagement eines DAM-Systems ermöglicht eine verbesserte Kontrolle des freigegebenen Contents und gewährleistet ein konsistentes Markenbild. Teams gewinnen so mehr Spielraum für wesentliche Aufgaben und kreative Arbeit. Zudem unterstützen zusätzliche Features zur Bearbeitung und Veröffentlichung digitaler Medien diese Prozesse.

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Organisieren

  • Überblick aller Medien
  • Vereinfachung der Arbeitsabläufe
  • Effiziente Workflows
  • Rechte- und Lizenzmanagement
  • Benutzerverwaltung
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Finden

  • Metadatenpflege
  • Automatische Verschlagwortung
  • Zeitersparnisse
  • Intuitive Bedienung
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Bearbeiten

  • Cropping-Funktionen
  • Formatkonvertierungen
  • Stapelverarbeitung
  • Schnittfunktionen
  • Kapitelfunktionen und Untertitelfunktionen
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Veröffentlichen

  • Erstellen von Content-Mappen und Mediengalerien
  • Erstellen von Mediatheken
  • Kampagnen-Vorlagen
  • Komfortable Kontaktverwaltung

5. Ein Digital Asset Management in der Praxis

Effiziente Workflows

Agenturen leben in vielen Branchen von der Kreativität ihrer Mitarbeiter:innen. Durch den Aufbau eines einheitlichen Medienarchivs verschafft Zeit ein DAM Zeit und unterstützt Unternehmen  darin Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Workflows zu optimieren. Gleichzeitig garantiert das Lizenzmanagement Rechts- und Markensicherheit. Abstimmungen mit Kunden werden einfacher als zuvor. Beispielsweise können digitale Medienmappen mit nur einem Link geteilt und weitergeleitet werden.

Die familie redlich, eine Agentur für Marken und Kommunikation, nutzt das DAM-System der AdmiralCloud um die internen Medien Workflows zu optimieren.
Mehr erfahren

Digital Asset Management Icon
Zusammenarbeit in einem Digital Asset Management

Überblick & klare Nutzungsrechte

Für Großunternehmen, wie die TK, ist ein konsistenter Markenauftritt von unschätzbarem Wert. Vielfältige Mediendateien werden täglich verwaltet, bearbeitet und veröffentlicht. Um ein Datenchaos zu vermeiden und den Überblick zu behalten, bietet es sich an, Mediendateien in einem DAM System zu zentralisieren und individuelle Nutzergruppen festzulegen. Freigegebene Bilder, Videos etc. können den Mitarbeitern in einer geschützten Mediathek bereitgestellt werden, sodass völlige Rechtssicherheit gewährleistet wird. Zusätzlich können Downloadformate bestimmt, oder Bild-Cropping-Möglichkeiten zur Verfügung gestellt werden.

Unser Kunde Die Techniker kontrolliert auf diese Weise die Nutzung ihrer Bilder bei 14.000 Mitarbeitern. Hier mehr lesen

Zusammenarbeit in einem Digital Asset Management

Videomanagement

Viele Firmen setzen in Ihrer Kommunikation vermehrt auf Bewegtbild. Neben der Produktion gilt es viele Faktoren zu beachten. Wer kümmert sich um Zuschnitte oder sonstige Anpassungen, die sich für die verschiedenen Marketingkanäle ergeben? Wie werden die steigende Menge an Videomaterial für das gesamte Unternehmen organisiert und unnötige Duplikate vermieden? Was garantiert die technische Sicherheit für den internen, als auch externen Gebrauch von Videos? Ein DAM-System beantwortet diese Fragen durch die zentrale Ablage, verschiedene Organisations- und Bearbeitungsmöglichkeiten, die Bereitstellung eines eigenen Video-Players und diverser Präsentationsmöglichkeiten.

Mahle nutzt das Videomanagement System von AdmiralCoud für interne und externe Bild- und Videoausspielung, unter anderem auf der Automobil-Ausstellung IAA. Mehr zum Anwendungsfall

Videomanagement in einem Digital Asset Management

Kunden die auf unser DAM-System vertrauen

Kundenlogo Continental Kundenlogo Die Techniker Kundenlogo Bilfinger Kundenlogo Vivantes Kundenlogo Metro Group Kundenlogo Wintershall Dea

Einblicke in das Digital Asset Management von AdmiralCloud

6. Fazit

Ein Digital Asset Management ist eine vielseitige Lösung für den Umgang mit digitalen Medien. DAM-Systeme dieser Art werden branchenübergreifend eingesetzt, um schnell, effektiv und produktiv mit Bildern, Videos, Audio-Dateien und Dokumenten im eigenen Unternehmen zu arbeiten.

Die Integration in die eigene Systemlandschaft ist aufgrund der browserbasierten Oberflächen einfach und ortsunabhängig. Gleichzeitig kann es aber auch komplexe Unternehmensstrukturen sinnvoll vernetzen. Im Zuge der Digitalisierung ist ein DAM also ein unverzichtbares Archiv-, Bearbeitungs- und Workflow-Tool.

Mockup AdmiralCloud Digital Asset Management

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Digital Asset Management

Welche Herausforderungen stellen Digital Asset Management Systeme?

Cloudbasierte DAM-Systeme können unterschiedlich tief in die bestehende Infrastruktur implementiert werden. Prinzipiell sind es Ready to Go – Lösungen. Man legt Nutzer an, verteilt Rollen und Rechte, lädt die Inhalte hoch und veröffentlicht diese z.B. in Mediatheken, Kollektionen oder bindet sie direkt in Webseiten und Intranets ein.

Tiefgehende Authentifizierungs- und Sicherheitsoptionen sowie interne Verknüpfungen mit weiteren Programmen und Schnittstellen folgen dann bei Bedarf sukzessive. Sie stellen je nach Qualität der API des  Anbieters eine kleinere oder größere Herausforderung in diesem weiteren Schritt für die IT dar.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Die Kosten hängen in der Regel von der Anzahl der User, dem Funktionsumfang, dem Datenvolumen für Speicher und Traffic und der Anzahl der Assets ab. Hierbei verfolgen Anbieter auf dem Markt unterschiedliche Strategien. Ein DAM sollte sich auf der Kostenebene den Anforderungen stetig anpassen können und somit einen kostengünstigen und dennoch produktiven Einstieg ermöglichen. Wichtig: Ein gutes Digital Asset Management stagniert nie und folgt stetig technologischen Neuentwicklungen. Die Aktualisierungskosten trägt bei cloudbasierten Systemen der Anbieter. Das ist der große Vorteil einer SaaS (Software-as-a-Service) Lösung.

Dennoch wird man in der Zukunft höchstwahrscheinlich Anpassungswünsche und Bedarf an weiteren Features haben, die heute noch nicht absehbar und nicht Bestandteil des bereitgestellten Funktionsumfangs sind. Ein im Vorfeld definiertes Budget gibt dann Planungssicherheit und sorgt beim Einkauf für keine bösen Überraschungen.

Wodurch zeichnet sich eine Enterprise DAM-Lösung aus?

Enterprise-Versionen  bieten in der Regel bereits von Beginn an einen kompletten Funktionsumfang sowie Lösungen für den individuellen Einsatz, z.B. als vollständige Portal-Lösung. Zudem berücksichtigt die Menge an freigeschalteten Usern und Medienkontingenten von vorne herein eine höhere Anzahl von Administratoren, Nutzern und Nutzergruppen. Ein weiterer Fokus liegt in der Anbindung des DAMs in die eigene Systemlandschaft, inklusive der Unterstützung verschiedenster Authentifizierungslösungen wie z.B. Azure AD, SAML, ADFS oder Zugriff über festgelegte IP-Ranges und den direkten Einsatz als Intranet-Lösung.

Wie wähle ich das passende System für mein Unternehmen aus?

Auf den ersten Blick unterscheiden sich heutzutage die Digital Asset Management-Lösungen am Markt kaum. Doch genauer betrachtet sind die Unterschiede durchaus umfangreich und relevant. In allen Teildisziplinen können die Leistungsumfänge stark voneinander abweichen. So kann beispielsweise das Setzen von Schlagworten oder Tags sehr einfach gehalten sein oder aber im Hintergrund komplexen Strukturen folgen. Diese sind für den User kaum ersichtlich, ermöglichen aber beispielsweise einen multilingualen Umgang mit Schlagworten, ein Tag-Management, eine Tag-Stapelverarbeitung und weitere Automatisierungen, die bei einem sehr gutem DAM nicht fehlen sollten. Das Gleiche gilt für den Einsatz künstlicher Intelligenz und vielen weiteren Funktionen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist ihr Anwendungsbereich. Liegt Ihr Fokus auf der Bereitstellung Ihrer Medien oder mehr auf der internen Bearbeitung? Möchten Sie Kampagnen erstellen oder mit Mediatheken arbeiten? Der Anwendungsbereich der einzelnen Anbieter kann hierbei durchaus stark variieren.

Hilft ein DAM dabei, Abmahnungen zu vermeiden?

Moderne DAM-Systeme verfügen heutzutage über ein ausgefeiltes Lizenz– und Rechtemanagement. Besonders im Umgang mit Bildern und Videos ist dies ein unerlässlicher Service. Oft wird mit Stockfootage gearbeitet, dessen Lizenzen zeitlich und räumlich begrenzt sind. Ein Digital Asset Management hat diese Parameter immer im Blick und benachrichtigt im Falle von auslaufenden Rechten die relevanten User. Auch die Verarbeitung von persönlichen Rechteabtretungen ist Teil dieses Ampelsystems. Gute DAM-Systeme berücksichtigen diesen Bereich bereits beim Upload der Medien in das System und bieten für diesen Prozess unterschiedlichste Workflows an.

Welche Fehler kann ich bei der Wahl eines DAM-Systems machen?

In jedem Fall ist es wichtig alle Optionen genau zu prüfen. Als international arbeitendes Unternehmen muss man unbedingt auf Multilingualität achten. Das heißt nicht, dass das System auch Englisch kann, sondern vielmehr, dass alle Prozesse und Ausspielungen auch mehrsprachig orchestriert werden können ohne dabei jedes Medium doppelt anlegen zu müssen.

Achtet man auf Paginierung der Suchergebnisse, d.h. werden in der Gesamtansicht immer nur einzelne Suchseiten mit 20 oder 50 Ergebnissen angezeigt oder handelt es sich um ein modernes DAM-System mit performantem Endlosscrolling aller Ergebnisse? Man kann erstaunt sein, wieviel Zeit man hier bei einer falschen Auswahl verlieren kann. Vertraut man einem Digital Asset Management-Anbieter, der unlimitierte Kontingente verspricht, so birgt das eigene Risiken: Das Orchestrieren von Daten und Servern ist ein wichtiger Bestandteil im Hintergrund einer DAM-Software. Ein Anbieter, der gewisse Kontingente nicht budgetiert, hat seine Zukunft nicht im Blick.

Zu beachten ist auch, dass sich der Bedarf im Umgang und Umfang eines DAMs verändert. Es benötigt Zeit, Bedarfe zu kristallisieren und anfängliche „Nice to Have Optionen“ zugunsten von neuen Erkenntnissen und noch wichtigeren Optionen möglicherweise zu überdenken. Am Ende muss die Lösung und der Anbieter für den Kunden und seine Fachabteilung passen und den agilen Wandel jederzeit unterstützen.

Wann ist die Nutzung einer Digital Asset Management Lösung sinnvoll?

Wenn man im Unternehmen mit Bildern, Videos, Audio-Dateien und Dokumenten arbeitet, steigt der Bedarf schnell. Hunderte Medien kann man natürlich auf einer Ordnerstruktur im Unternehmen gut ablegen. Wenn man jedoch einen größeren Personenkreis mit Medien arbeiten lässt, die vielleicht auf Webseiten oder in internen Kommunikationskanälen veröffentlichen möchte, dann hilft ihnen ein gut strukturiertes DAM bereits von Beginn an. Mit den Medien kann man auch ortsunabhängig arbeiten und sie in einem einzigen System bearbeiten, verwalten und versenden.
Mehr zu den Vorteilen eines DAM-Systems…

Welche Hardware-Anforderungen gibt es?

Wenn man sich für eine cloudbasierte Software-as-a-Service Lösung entscheidet, keine.
Diese Systeme arbeiten browserbasiert und können überall aufgerufen werden, auch für den Einsatz als unternehmensinterne Lösung.

In welchen Branchen eignet sich der Einsatz eines DAM-Systems?

Da heutzutage fast alle Branchen mit digitalen Medien arbeiten, ist auch der Einsatz von Digital Asset Management-Systemen für alle Branchen interessant – egal, ob eine einzelne Abteilung, kleines und mittleres Unternehmen oder multinationaler Konzern. Das Spektrum reicht von Museen über das produzierende Gewerbe bis hin zu Versicherungen, Agenturen, NGOs, Vereinen und staatlichen Einrichtungen. Dabei spielt die Größenordnung des Unternehmens kaum eine Rolle.
Mehr zum wem nutzt ein DAM…

Warum ist AdmiralCloud eine der besten Lösungen am Markt?

AdmiralCloud ist mehr als nur ein DAM-System. AdmiralCloud ist eine Plattform mit einer hochmodernen und hochperformanten Systemarchitektur, die stets einen generischen und somit skalierbaren Ansatz verfolgt. Dieser Ansatz ermöglicht zu jedem Zeitpunkt eine Weiterentwicklung auf Höhe der Zeit ohne dabei das eigene systemische Fundament zu unterhöhlen. Dieser Vorteil versetzt jeden AdmiralCloud-Nutzer auch in Zeiten sich stets verbessernder Logiken, wachsender Formatvielfalt und immer neuen digitalen Werkzeugen in die bestmögliche und modernste Ausgangslage im Umgang mit Medien. Das Spektrum reicht hierbei von der Ausspielung in visuell ansprechende Mediatheken und Kollektionen und einem immer umfassenderen Einsatz künstlicher Intelligenz über immer relevantere Sicherheitsstrukturen bis hin zu Workflow-Prozessen, die heute nicht mehr wegzudenken sind.

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Neben einer kurzen Vorstellung der erfolgreichsten Features der AdmiralCloud beantworten wir gerne alle Ihre Fragen rund um das Thema Digital Asset Management. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Thema für Sie neu ist oder Sie bereits sehr genau wissen, welcher Leistungsumfang für Sie von entscheidender Bedeutung ist.

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 „Sie interessieren sich für unser Digital Asset Management?“ ist gut gemeint, kann aber in einer frühen Phase der eigenen Recherche manchmal auch zu viel sein. Vielleicht möchten Sie auch erst einmal ein Gefühl für das System bekommen, ohne gleich weitere Termine mit dem Vertrieb vereinbaren zu müssen.

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