DAM Vergleich

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Ein Digital Asset Management (DAM) wird für die zentrale Organisation von digitalen Medien innerhalb eines Unternehmens verwendet. Mit einem DAM kann eine Vielzahl von unterschiedlichen Medien gespeichert und gewinnbringend genutzt werden. Unabhängig von der Branche kann für jedes Unternehmen eine individuelle DAM-Lösung gefunden und den Anforderungen entsprechend konfiguriert werden. Heutige DAM-Lösungen werden überwiegend als SaaS (Cloud-Lösung) zur Verfügung gestellt. Dadurch entfallen die Kosten für den Betrieb der notwendigen Server-Infrastruktur. Doch wie entscheidet sich ein Unternehmen für das passende DAM? Folgende Fragen sollten vorab beantwortet werden.

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Wie viele Medien sind in Ihrem Unternehmen vorhanden?

Im ersten Schritt sollte evaluiert werden, wie viele Medien im Unternehmen vorhanden sind und zukünftig hinzukommen. Schon ab einer gewissen Menge an Medien kann eine einfache Ordnerstruktur unübersichtlich werden, so dass viel Zeit für das Finden der richtigen Medien aufgebracht werden muss. Hier lohnt sich langfristig der Einsatz eines DAMs. Mit einer DAM-Cloud-Lösung kann jederzeit notwendiger Speicher hinzugebucht werden. Dadurch ist ein Unternehmen für die Zukunft flexibel aufgestellt.

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Wie können Medien im DAM gesucht und gefunden werden?

In vielen DAM-Lösungen werden für die Suche und Indizierung der Medien etablierte Technologien wie z.B. ElasticSearch eingesetzt. Dadurch können Medien nicht nur nach Titel, sondern auch nach anderen Metadaten oder Schlagwörtern (Tags) durchsucht werden. Wenn komplexere Suchanfragen abzusehen sind, ist zu beachten, ob ein DAM auch die Möglichkeit einer erweiterten Suche mittels Operatoren (AND, OR etc.) sowie Filter- und Sortierfunktionen anbietet.

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Wie viele Nutzer greifen auf das DAM zu?

Wie gut können die Benutzer in einem DAM verwaltet werden? Werden ein oder mehrere Administratoren für die Verwaltung der Benutzer benötigt? Heute stellen die meisten DAM-Lösungen ein umfassendes User Management zur Verfügung, mit dem Benutzer angelegt und entsprechende Rollen zugewiesen werden können. Das DAM sollte so ausgestattet sein, dass bei Bedarf jederzeit mehr Benutzer angelegt werden können.

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Was sind Digital Assets?

Die meisten DAM-Lösungen unterstützen Standard Bild- und Videoformate wie z.B. PNG, JPEG, MPEG-4, AVI und viele weitere mehr. Sind darüber hinaus Formate wie Audio oder Dokumente relevant, sollte darauf geachtet werden, dass das DAM diese ebenso unterstützt.

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Wie kann das DAM in andere Systeme integriert werden?

In vielen Unternehmen ist bei der Auswahl eines DAMs die einfache Integration in vorhandene Systeme entscheidend. Vorab muss sichergestellt werden, dass die jeweilige DAM-Lösung auch die notwendigen Schnittstellen unterstützt. Wird in einem Unternehmen z.B. Typo3 als Content Management System (CMS) eingesetzt, so sollte das DAM über entsprechende Schnittstellen verfügen. Sollten notwendige Schnittstellen noch nicht zur Verfügung stehen, werden oftmals Enterprise-Tarife angeboten.

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Welche Funktionen bietet das DAM-System im Bereich Sicherheit?

Die heutigen SaaS-Lösungen verfügen über einen hohen Sicherheitsstandard. Dazu gehören die verschlüsselte Datenübertragung sowie die sichere Speicherung der Medien. Zudem werden automatisierte Daten-Backups angeboten, damit die Daten vor Verlust geschützt sind. Wichtig ist, dass der Cloud-Anbieter regelmäßig aktuelle Sicherheitsupdates einspielt und somit das System auf dem neuesten Stand hält.

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Sind weitere Features für Ihr Unternehmen relevant?

Neben den Standard-Features, wie z.B. das Suchen und Sortieren von Medien, kann ein DAM weitere hilfreiche Features, wie z.B. Bearbeitungsfunktionen, Bild- und Text-Erkennung, Smart Tagging, Konvertierungsfunktionen und vieles weitere mehr anbieten. Hier muss vorab abgewogen werden, welche dieser Features für das Unternehmen relevant sind und ob diese bei Bedarf auch später aktiviert werden können.

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Sind Ihre Assets jederzeit und überall verfügbar?

Wie gut können die Medien nach außen präsentiert werden? Können Medien für Veranstaltungen, Messen und Workshops einfach zusammengestellt und geteilt oder zum Download zur Verfügung gestellt werden? Ein DAM kann je nach Funktionsumfang ein Unternehmen hierbei unterstützen. So können z.B. Medienportfolios eingerichtet oder Mediatheken erstellt und in andere Websites eingebettet werden.

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Sind Sie gerüstet für die digitale Kommunikation?

Für Unternehmen werden Remote Arbeiten sowie die Möglichkeit digitaler Kommunikation zunehmend bedeutsamer. So müssen z.B. verschiedene Projektteams an unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten. Ein DAM kann kollaboratives Arbeiten oder das Arbeiten im Home-Office mit entsprechenden Tools unterstützen (z.B. CollaborationTool).

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Und jetzt zum Preis!

Neben den technischen Eigenschaften spielt auch die Planung des Budgets bei der Auswahl einer geeigneten DAM-Lösung eine Rolle. Unternehmen sollten bei der Budgetplanung die anstehenden Kosten einschätzen und das passende Preismodell wählen. Dabei sollte bedacht werden, dass Videos immer mehr an Bedeutung gewinnen, wodurch ein hohes Datenvolumen benötigt wird. Viele SaaS-Anbieter bieten ein Start-Paket an, welches bei Bedarf erweitert werden kann.

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