Katastrophen in beige und die Zukunft des Digital Asset Managements

Katastrophen in beige und die Zukunft des Digital Asset Managements

Taggen statt Ordnerablage. Ein eigentlich offensichtlicher Vorteil im Sortieren von Medien kommt in vielen Unternehmen erst jetzt zum Tragen. Jetzt, wo die vermeintliche Ordnung, die angelegte Struktur, sich nur allzu oft als gemeinsam produziertes Chaos entpuppt. Häufig ist nicht nur eine Umstrukturierung, sondern ein ganzer Systemwechsel nötig.

Digitale Ordnerstrukturen – Katastrophen in beige

Jeder kennt sie. Die digitalen Ordner auf den Bildschirmen dieser Welt. Im ästhetisch harmonischen Beamten-Beige. sind Up to date wie die Kordhose des Kollegen aus der Buchhaltung, der bald in Rente geht. In Firmen-Netzwerken finden sich Massen an beigen, gefährlich gewachsenen Baum-Strukturen. Und man sieht den Wald vor Bäumen nicht: Wo sind die Bilder vom Presseball 2016? Wo ist die Social Media-Version unseres Imagefilms? Wo ist unser freigestelltes Logo?? Unter: Unternehmen // Coporate Design // Grafik&Layout // Logo? Hm. Schade. Das wäre ja auch zu einfach. Also weiter durch den beigen Wald irren. Unter Marketing? Messe? Während der Suche klicken die Maustasten immer schneller und lauter. Durch leere Ordner. Uralte Dateien. Liebevolle Versuche etwas zu etablieren, wie „Birgits_Logo_Brainstorming“. Oder Karteileichen wie „Projektordner_Aktuell_überarbeitet_cw.ALT(2)“.

Die Tagging-Wende und eine entscheidende Frage

Wenn man die Entwicklungen im Managen von Medien beobachtet, hat die Trendwende längst begonnen. Zunehmend verabschieden sich Unternehmen von der alleinigen Nutzung von Ordnern zur Organisation ihrer Dateien: Datensätze werden mit Schlüsselwörtern angereichert, sprich vertaggt, und dann in Ordner abgelegt. Aber hier stellt sich eine alles entscheidende Frage: Warum beides? Warum Taggen und dann zusätzlich in Ordnern ablegen? Die Antwort: Gewohnheit. Diese Art der Dateiorganisation ist allen Anwendern vertraut, die internen Workflows sind darauf abgestimmt und fast alle Digital Asset Management Systeme basieren auf dieser Organisationstruktur. Notwendig sind Ordner jedoch schon lange nicht mehr. Und so orientieren sich viele zum Tagging – denken dabei aber nicht allumfassend genug. Häufig ist nämlich ein kompletter Systemwechsel ratsam, um langfristig und nachhaltig Ordnung zu schaffen – im besten Fall ohne Ordner…

AdmiralCloud – Ein DAM System, das komplett auf Ordner verzichtet

Wer sich also entschlossen hat, nicht nur auf alte Ordnerstukturen zu verzichten, sondern das Media Asset Management System zu wechseln, sollte sich AdmiralCloud anschauen. Hier wird komplett auf Ordner verzichtet und Tagging optimiert.

Wenn Unternehmen ihre wachsenden Daten-Mengen und damit verbundenen Bedarfe im Asset Management bewältigen müssen, wird früher oder später jede Ordner-Struktur an ihre Grenzen kommen – bzw. die Mitarbeiter, die bei der Sortierung verzweifeln. Hier kommt der entscheidende Unterschied bei DAM-Systemen mit Tagging-Funktionen, wie AdmiralCloud. Bei der Datenablage müssen Anwenderinnen und Anwender nicht mehr eigenverantwortlich entscheiden, wo sie ihre Daten einordnen – das System denkt mit, lernt und schlägt Tags vor. Demzufolge müssen auch beim späteren Suchprozess nicht mehr die Erinnerung, bzw. die Logik des „Vor-Verwalters“ abgerufen werden, sondern das System entlastet diesen Denkprozess. Sozusagen auf Grundlage der Schwarm-Intelligenz aller Nutzer wird verschlagwortet. Und so wird eine Suche von Mal zu Mal schneller: Unter dem Tag „Logo freigestellt“, als auch „Marketing“ und vielleicht sogar, wenn Birgit „Birgits_Logo_Brainstorming“ sucht, wird das gesuchte freigestellte Logo in der Suche erscheinen – ganz ohne Ordner.

Weitere Pluspunkte von AdmiralCloud:

  • Der Anwender wird durch verschiedene Autotagging-Funktionen unterstützt, um schnell die richtigen Tags für die Datei zu finden
  • Die Gesicht-, Bild-, Text-, und Spracherkennung versorgt mit Vorschlägen
  • Ein Taggingguard wacht über die benutzen Tags
Fazit:

Wenn man schon bereit ist, umzustrukturieren; wenn ein Unternehmen diesen notwendigen Weg der Neuorganisation geht, sollte es auch konsequent sein und „richtig aufräumen“. Es sollte den Wald der Baumstrukturen nicht nur roden, sondern auch für ein gesundes Wachstum danach sorgen.  Hier greift ein modernes Media Asset Management System, wie z.B. AdmiralCloud. Man sollte das eigene System vergleichen und Vor- und Nachteile evaluieren. Nicht nur in der Organisationsstruktur, auch im Bereich der Skriptsprache hat sich der Markt entwickelt. In jedem Fall gilt: Beige Ordner-Strukturen können getrost mit dem Kollegen in der Kordhose in Ruhestand gehen.

Berührung - Enterprise Lösungen für Digital Asset Management Media Asset Management
„Wir dachten, wir wüssten, was wir benötigen würden.“
Anforderungen an ein Digital Asset Management
Der Anfang

„Wir dachten, wir wüssten, was wir benötigen würden.“, so die Aussage des Kunden zu seiner initialen Ausschreibung.

Aber zurück zum Anfang: Es war mal wieder soweit: Knappe 500 Zeilen Anforderungen, wunderschön verpackt in 40 Seiten „Allerlei“. Was vor anderthalb Jahren in unserem digitalen Briefkasten landete, hat nur noch wenig mit dem zu tun, wo wir heute in diesem Projekt stehen. Und so kenne ich es auch aus vielen größeren Projekten. Man kann sich darüber aufregen – man kann es aber auch lassen und sich zumindest diesen Stress sparen. Zum Beispiel für die Momente, wenn der Zug oder Bus wieder verspätet kommt, oder eigentlich kein Regen angesagt war.

Quatsch… Einfach sein lassen!

Der Flirt

Sie liebäugeln bereits mit einem Digital Asset Management System Ihrer Wahl. Es ist einfach schicker als die anderen und sticht aus der Masse heraus. Und dann machen Sie den entscheidenden Schritt und suchen das Gespräch. Hoffentlich sagt er/sie nichts falsches und hat mehr auf dem Kasten als nur schick auszusehen. In Gedanken ist doch alles schon so perfekt!

Das Kennenlernen

Die Ausschreibung dient dazu, die initialen Anforderungen, Bedingungen und Stakeholder ausfindig zu machen und zu definieren, wie die Komplettlösung im Rollout in zwei bis zwölf Monaten aussehen soll. Boah… ja ne, ist klar…

Soweit, so gut, Sie haben ja Recht. Man braucht das! Aber definieren Sie auch, wie mit zukünftigen Veränderungen oder komplett neuen Anforderungen umgegangen wird? Oder sind Sie immer noch überrascht und frustriert und halten es für „unklare Absprachen“?

Die Partnerschaft

Nachdem man herausgefunden hat, dass man tatsächlich das nötige gemeinsame Verständnis hat und auch der Hype Cycle gut überstanden ist, versteht man die Beziehung als Partnerschaft. Denn anders funktioniert es nicht – außer man steht drauf…
Die Einführung eines Digital Asset Management Systems, die Recherche und der Vergleich der Anforderungen ist Herausforderung genug. Aber niemals den wichtigsten Punkt vergessen: „Expect the unexpected.“

Die Moral von der Geschicht‘?

… ständiger „Change“ irritiert uns nicht!

„Wir dachten, wir wüssten, was wir benötigen würden.“, war die Aussage des Kunden zu seiner initialen Ausschreibung. Und nach anderthalb Jahren konnten wir gemeinsam darüber lachen. Denn die Frage, wie man mit sich verändernden Anforderungen umgehen soll, war genau das nie – eine Frage (Höchstens eine der Projektmethodik).

Digital Asset Management verändert sich. Genauso wie Sie, Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen. Und das schneller als Sie Ihre Ausschreibung schreiben.

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AdmiralCloud bietet Media Asset Management Development at IT’s best. Für Unternehmen wie Continental, Lufthansa oder Wintershall ist AC ein Full Service-Anbieter. Aus dem Bedarf der mmpro film- und medienproduktion entstanden, ist die mit individuellen Lösungen für Kunden immer weitergewachsen.

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So vielfältig die Möglichkeiten des AdmiralCloud Systems, so auch die Interessen unserer Entwickler (über die gemeinsame Leidenschaft am AC-Development hinaus, versteht sich). Als kleinen Einblick sollten sie sich auf einen aktuellen Web-Liebling festlegen.

 

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