Katastrophen in beige und die Zukunft des Digital Asset Managements

Taggen statt Ordnerablage. Ein eigentlich offensichtlicher Vorteil im Sortieren von Medien kommt in vielen Unternehmen erst jetzt zum Tragen. Jetzt, wo die vermeintliche Ordnung, die angelegte Struktur, sich nur allzu oft als gemeinsam produziertes Chaos entpuppt. Häufig ist nicht nur eine Umstrukturierung, sondern ein ganzer Systemwechsel nötig.

Digitale Ordnerstrukturen – Katastrophen in beige

Jeder kennt sie. Die digitalen Ordner auf den Bildschirmen dieser Welt. Im ästhetisch harmonischen Beamten-Beige. sind Up to date wie die Kordhose des Kollegen aus der Buchhaltung, der bald in Rente geht. In Firmen-Netzwerken finden sich Massen an beigen, gefährlich gewachsenen Baum-Strukturen. Und man sieht den Wald vor Bäumen nicht: Wo sind die Bilder vom Presseball 2016? Wo ist die Social Media-Version unseres Imagefilms? Wo ist unser freigestelltes Logo?? Unter: Unternehmen // Coporate Design // Grafik&Layout // Logo? Hm. Schade. Das wäre ja auch zu einfach. Also weiter durch den beigen Wald irren. Unter Marketing? Messe? Während der Suche klicken die Maustasten immer schneller und lauter. Durch leere Ordner. Uralte Dateien. Liebevolle Versuche etwas zu etablieren, wie „Birgits_Logo_Brainstorming“. Oder Karteileichen wie „Projektordner_Aktuell_überarbeitet_cw.ALT(2)“.

Die Tagging-Wende und eine entscheidende Frage

Wenn man die Entwicklungen im Managen von Medien beobachtet, hat die Trendwende längst begonnen. Zunehmend verabschieden sich Unternehmen von der alleinigen Nutzung von Ordnern zur Organisation ihrer Dateien: Datensätze werden mit Schlüsselwörtern angereichert, sprich vertaggt, und dann in Ordner abgelegt. Aber hier stellt sich eine alles entscheidende Frage: Warum beides? Warum Taggen und dann zusätzlich in Ordnern ablegen? Die Antwort: Gewohnheit. Diese Art der Dateiorganisation ist allen Anwendern vertraut, die internen Workflows sind darauf abgestimmt und fast alle Digital Asset Management Systeme basieren auf dieser Organisationstruktur. Notwendig sind Ordner jedoch schon lange nicht mehr. Und so orientieren sich viele zum Tagging – denken dabei aber nicht allumfassend genug. Häufig ist nämlich ein kompletter Systemwechsel ratsam, um langfristig und nachhaltig Ordnung zu schaffen – im besten Fall ohne Ordner…

AdmiralCloud – Ein DAM System, das komplett auf Ordner verzichtet

Wer sich also entschlossen hat, nicht nur auf alte Ordnerstukturen zu verzichten, sondern das Media Asset Management System zu wechseln, sollte sich AdmiralCloud anschauen. Hier wird komplett auf Ordner verzichtet und Tagging optimiert.

Wenn Unternehmen ihre wachsenden Daten-Mengen und damit verbundenen Bedarfe im Asset Management bewältigen müssen, wird früher oder später jede Ordner-Struktur an ihre Grenzen kommen – bzw. die Mitarbeiter, die bei der Sortierung verzweifeln. Hier kommt der entscheidende Unterschied bei DAM-Systemen mit Tagging-Funktionen, wie AdmiralCloud. Bei der Datenablage müssen Anwenderinnen und Anwender nicht mehr eigenverantwortlich entscheiden, wo sie ihre Daten einordnen – das System denkt mit, lernt und schlägt Tags vor. Demzufolge müssen auch beim späteren Suchprozess nicht mehr die Erinnerung, bzw. die Logik des „Vor-Verwalters“ abgerufen werden, sondern das System entlastet diesen Denkprozess. Sozusagen auf Grundlage der Schwarm-Intelligenz aller Nutzer wird verschlagwortet. Und so wird eine Suche von Mal zu Mal schneller: Unter dem Tag „Logo freigestellt“, als auch „Marketing“ und vielleicht sogar, wenn Birgit „Birgits_Logo_Brainstorming“ sucht, wird das gesuchte freigestellte Logo in der Suche erscheinen – ganz ohne Ordner.

Weitere Pluspunkte von AdmiralCloud:

  • Der Anwender wird durch verschiedene Autotagging-Funktionen unterstützt, um schnell die richtigen Tags für die Datei zu finden
  • Die Gesicht-, Bild-, Text-, und Spracherkennung versorgt mit Vorschlägen
  • Ein Taggingguard wacht über die benutzen Tags
Fazit:

Wenn man schon bereit ist, umzustrukturieren; wenn ein Unternehmen diesen notwendigen Weg der Neuorganisation geht, sollte es auch konsequent sein und „richtig aufräumen“. Es sollte den Wald der Baumstrukturen nicht nur roden, sondern auch für ein gesundes Wachstum danach sorgen.  Hier greift ein modernes Media Asset Management System, wie z.B. AdmiralCloud. Man sollte das eigene System vergleichen und Vor- und Nachteile evaluieren. Nicht nur in der Organisationsstruktur, auch im Bereich der Skriptsprache hat sich der Markt entwickelt. In jedem Fall gilt: Beige Ordner-Strukturen können getrost mit dem Kollegen in der Kordhose in Ruhestand gehen.

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